Od 1.7.2020 je platná novela vyhlášky č. 98/2012 Sb., O zdravotnické dokumentaci číslo 279/2020 Sb.
Pro ambulantní psychiatry je důležitá příloha č. 3 bod 4 této vyhlášky:
Skartace je možná:
Zdravotní péče poskytnutá v souvislosti s léčbou duševních poruch a poruch chování, včetně zdravotní péče poskytnuté v souvislosti s ochranným léčením –
10 let po posledním poskytnutí zdravotních služeb pacientovi, v případě pacienta s nařízeným ochranným léčením 30 let po posledním poskytnutí zdravotních služeb.
Je třeba však ještě upřesnit, že tato doba uchovávání zdravotnické dokumentace vedené o pacientovi jedním poskytovatelem počíná běžet dnem 1. ledna následujícího kalendářního roku po dni, v němž byl proveden poslední záznam ve zdravotnické dokumentaci pacienta. Vždy se tedy ve skutečnosti jedná o lhůtu 10 nebo 30 let + ještě část roku, ve kterém nastala vyhláškou předpokládaná událost (poslední vyšetření, změna registrujícího poskytovatele či úmrtí pacienta).
Rovněž doporučujeme dát si pozor, zda nenastala některá z výjimek, kterou příloha č. 3 citované vyhlášky předpokládá. Možnými výjimkami jsou např. dispenzární péče, pracovně lékařské služby či léčba duševních poruch, včetně soudem nařízeného ochranného léčení. Každý poskytovatel by tedy u zdravotnické dokumentace, kterou hodlá skartovat, měl nejprve ověřit, zda se nejedná o nějakou z výjimek popsaných vyhláškou, a teprve jakmile tyto výjimky vyloučí, aplikovat onu výše uvedenou obecnou lhůtu.
Pokud jde o postup při skartaci a skartační komisi – v případě poskytovatele, který má méně než 10 zdravotnických pracovníků nebo jiných odborných pracovníků, se komise nezřizuje a za řádné posouzení možnosti skartace zdravotnické dokumentace odpovídá sám poskytovatel. Lze tedy předpokládat, že se většiny z nás povinnost ustanovit komisi týkat nebude, neboť alespoň 10 zdravotnických pracovníků zaměstnává málokterý soukromý lékař. Jestliže by však platil navzdory všem předpokladům opak, potom komise musí být minimálně tříčlenná a její členy jmenuje poskytovatel. Členové komise musejí být zdravotničtí pracovníci.
Vyhláška pak již výslovně neuvádí způsoby, jakým způsobem má dojít k fyzické skartaci neboli zničení zdravotnické dokumentace. Pouze upřesňuje, že zničením zdravotnické dokumentace se rozumí znehodnocení takovým způsobem, aby byla znemožněna rekonstrukce a identifikace jejího obsahu. Je tedy už dále na rozhodnutí poskytovatele, jakým způsobem toto provede tak, aby splnil svou odpovědnost za ochranu osobních údajů pacientů a způsobem provedení vyloučil, aby se skartovaná dokumentace, a zejména její obsah dostaly do nepovolaných rukou.
Lze proto buď využít služeb nějaké firmy, která se skartací dokumentů zabývá, anebo dokumentaci skartovat svépomocí – např. využitím vlastního skartovacího stroje anebo třeba také spálením vyřazené dokumentace na zahradě, jak jsme občas lékaři bez nadsázky tázáni, zda i takový způsob je přípustný. Před samotným zničením ovšem ještě doporučujeme, aby lékař provedl stručný soupis té dokumentace, která bude zničena, a tento soupis pro případné budoucí nejasnosti pečlivě uchoval.